Datenschutzhinweise
1. Verantwortlicher
Kevin Heetfeld
Elverer Str. 13
33100 Paderborn
Deutschland
E-Mail: admin@hchat.eu
2. Datenschutzkontakt
Für Datenschutzanfragen: datenschutzbeauftragter@hchat.de
Diese Adresse wird als Datenschutzkontakt verwendet. Die Bezeichnung bedeutet nicht automatisch, dass ein gesetzlich bestellter Datenschutzbeauftragter vorliegt.
3. Registrierung und Benutzerkonto
Bei der Registrierung verarbeiten wir insbesondere Benutzername, E-Mail-Adresse, einen technisch erzeugten Passwort-Hash sowie Zeitpunkte rund um Registrierung, Anmeldung und Kontoverwaltung.
Die E-Mail-Adresse wird zur Kontobestätigung, Sicherheitskommunikation und für den Betrieb des Benutzerkontos verwendet.
4. Chat und Community-Funktionen
Bei Nutzung von HChat können Chatnachrichten, Forenbeiträge, Gästebucheinträge, freiwillige Profilangaben, Bilder sowie zugehörige Zeitstempel verarbeitet werden.
Öffentlich eingestellte Inhalte können von anderen registrierten Nutzern entsprechend der jeweiligen Sichtbarkeit eingesehen werden.
5. Moderation und Sicherheit
Zur Durchsetzung der Community-Regeln und zum Schutz der Plattform können Verwarnungen, Moderationsfälle, Sperren, Audit-Einträge und technische Sicherheitsdaten verarbeitet werden.
Bei sicherheitsrelevanten Vorgängen können technisch anfallende Verbindungsdaten verarbeitet werden, soweit dies für Betrieb, Missbrauchserkennung und Sicherheit erforderlich ist.
Hierzu können insbesondere IP-Adressen und zugehörige Zeitpunkte verarbeitet werden. Dies dient der Absicherung des Dienstes, der Erkennung von Missbrauch, Bannumgehungen sowie möglichen Mehrfachkonten.
Die reguläre Speicherdauer der IP-Historie beträgt 90 Tage. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die betreffenden Einträge automatisiert gelöscht. Eine längere Speicherung kann erfolgen, soweit dies zur Bearbeitung eines konkreten Sicherheits-, Missbrauchs- oder Rechtsfalls erforderlich ist.
Eine Übereinstimmung von IP-Adressen wird nicht automatisch als Regelverstoß gewertet. Gemeinsame Internetanschlüsse, Mobilfunk, Unternehmensnetze, VPN-Dienste oder technische Adressumsetzungen können dazu führen, dass verschiedene Personen dieselbe öffentliche IP-Adresse verwenden.
6. Hosting
HChat wird auf Serverinfrastruktur der Hetzner Online GmbH betrieben.
Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland
Im Rahmen des Hostings können insbesondere Server-Logdaten, IP-Adressen, Zugriffszeitpunkte und technische Verbindungsinformationen verarbeitet werden, soweit dies für den sicheren und stabilen Betrieb von HChat erforderlich ist.
7. Sitzungen und Cookies
HChat verwendet technisch notwendige Sitzungsdaten, damit Anmeldung, Sicherheitsfunktionen und der gewünschte Dienst funktionieren.
Nicht notwendige Tracking- oder Werbecookies sind derzeit nicht Bestandteil des HChat-Betriebs.
8. Rechtsgrundlagen
Personenbezogene Daten werden insbesondere verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung des Nutzerkontos und der Community-Funktionen erforderlich ist.
Je nach Verarbeitungsvorgang kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an einem sicheren, stabilen und missbrauchsfreien Betrieb von HChat in Betracht.
9. Speicherdauer und Löschkonzept
HChat verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Soweit möglich werden feste Löschfristen technisch automatisiert umgesetzt.
9.1 E-Mail-Bestätigung
Tokens zur Bestätigung einer E-Mail-Adresse sind grundsätzlich 24 Stunden gültig. Abgelaufene oder bereits verwendete Bestätigungstokens werden automatisch gelöscht.
9.2 Passwort-Zurücksetzung
Tokens zur Passwort-Zurücksetzung sind nur für einen kurzen Zeitraum gültig. Abgelaufene oder bereits verwendete Tokens werden automatisch gelöscht.
9.3 Sitzungen und Online-Zeit
Technische Sitzungsdaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Anmeldung, Sicherheit und den Betrieb von HChat erforderlich sind.
Einzelne Chat- beziehungsweise Lounge-Sitzungen werden grundsätzlich nach 30 Tagen entfernt. Vor der Löschung kann die Dauer einer abgeschlossenen Sitzung in einen kumulierten Online-Zeitwert des Benutzerkontos übernommen werden. Dadurch muss für die Anzeige der gesamten Online-Zeit keine dauerhafte Historie aller einzelnen Sitzungen gespeichert werden.
9.4 Server- und Sicherheitsprotokolle
Reguläre technische Server- und Zugriffsprotokolle werden grundsätzlich spätestens nach 7 Tagen gelöscht oder überschrieben.
Sofern konkrete Anhaltspunkte für einen Angriff, Missbrauch, eine technische Störung oder einen sonstigen sicherheitsrelevanten Vorfall bestehen, können hierfür erforderliche Protokolldaten im Einzelfall länger gespeichert werden. Die Speicherung erfolgt dann nur für die Dauer, die zur Untersuchung, Abwehr oder Dokumentation des jeweiligen Vorfalls erforderlich ist.
9.5 Benutzerkonto und Profildaten
Daten eines aktiven Benutzerkontos werden grundsätzlich für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert.
Nach endgültiger Löschung eines Benutzerkontos werden personenbezogene Profil- und Kontodaten grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, laufenden Moderationsverfahren, Sicherheitsvorfälle oder sonstigen rechtlichen Gründe eine längere Speicherung erfordern.
9.6 Moderations- und Sperrdaten
Daten über Verwarnungen, Moderationsmaßnahmen und vergleichbare Vorgänge werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchsetzung der Community-Regeln, die Bearbeitung von Beschwerden sowie zum Schutz anderer Nutzer und des Dienstes erforderlich ist.
Normale Moderationsvorgänge sollen grundsätzlich spätestens nach 12 Monaten überprüft und, soweit sie nicht mehr erforderlich sind, gelöscht oder anonymisiert werden.
Bei schweren oder wiederholten Verstößen sowie bei zeitlich längeren oder dauerhaften Sperren können erforderliche Sperr- und Nachweisdaten länger gespeichert werden, soweit dies notwendig ist, um die Sperre durchzusetzen oder Missbrauch zu verhindern.
9.7 Backups
Datensicherungen werden grundsätzlich nur für einen begrenzten Zeitraum aufbewahrt und anschließend automatisch überschrieben oder gelöscht. Die vorgesehene reguläre Aufbewahrungsdauer für HChat-Backups beträgt maximal 30 Tage.
Eine gezielte Löschung einzelner Datensätze aus bereits bestehenden Sicherungskopien kann technisch nicht immer sofort möglich sein. Solche Daten werden jedoch nicht für andere Zwecke weiterverarbeitet und verschwinden mit dem regulären Überschreiben beziehungsweise Löschen der Sicherung.
9.8 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Soweit HChat künftig abrechnungs-, handels- oder steuerrechtlich aufbewahrungspflichtige Unterlagen verarbeitet, können hierfür längere gesetzliche Fristen gelten.
Insbesondere können für bestimmte Bücher und Aufzeichnungen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren, für Buchungsbelege von 8 Jahren und für bestimmte sonstige steuerlich relevante Unterlagen von 6 Jahren gelten.
Nach Ablauf einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die betreffenden Daten gelöscht, sofern kein anderer Rechtsgrund für eine weitere Speicherung besteht.
10. Betroffenenrechte
Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.
11. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist dies insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
12. E-Mail-Versand
Für Registrierung, E-Mail-Bestätigung, Passwort-Zurücksetzung sowie sicherheitsbezogene Mitteilungen nutzt HChat einen externen E-Mail-Dienstleister.
Dienstleister ist:
INWX GmbH
Prinzessinnenstr. 30
10969 Berlin
Deutschland
Im Rahmen des E-Mail-Versands können insbesondere die E-Mail-Adresse des Empfängers, technische Versandinformationen sowie die für die Zustellung erforderlichen Verbindungsdaten verarbeitet werden.
Stand: 2. Oktober 2026